Privacy Policy

1.1. Ruoli nel trattamento dei dati

Per i dati degli utenti della piattaforma Fatte:

• GEC SOFTWARE agisce come Titolare del trattamento ai sensi dell'art. 4, par. 1, punto 7 del GDPR.

Per i dati di terze parti inseriti dagli utenti (clienti/fornitori degli utenti):

• L'utente della piattaforma agisce come Titolare del trattamento
• GEC SOFTWARE agisce come Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 4, par. 1, punto 8 del GDPR
• Il rapporto è disciplinato da specifico contratto di responsabilizzazione integrato nei presenti Termini e Condizioni

2.1. Dati forniti volontariamente dall'utente

Dati personali dell'utente della piattaforma:

• Dati anagrafici: nome, cognome, codice fiscale, data e luogo di nascita
• Dati di contatto: indirizzo email, numero di telefono, indirizzo di residenza/domicilio
• Dati fiscali: partita IVA, codice destinatario, PEC per fatturazione elettronica
• Dati aziendali: ragione sociale, sede legale, codice ATECO, regime fiscale
• Credenziali di accesso: username, password (crittografata)
• Immagine profilo: foto del profilo utente caricata volontariamente

Dati di terze parti inseriti dall'utente:

• Dati anagrafici di clienti/fornitori: nome, cognome, ragione sociale, codice fiscale, partita IVA
• Dati di contatto: indirizzi email, numeri di telefono, indirizzi
• Dati contrattuali: importi, descrizioni servizi/prodotti, condizioni di pagamento
• Altri dati: inseriti dall'utente per la gestione della propria attività commerciale

2.2. Dati raccolti automaticamente

I dati raccolti automaticamente sono:

• Dati di navigazione: indirizzo IP, tipo di browser, sistema operativo, pagine visitate
• Identificativo del dispositivo: utilizzato per riconoscere il dispositivo nelle visite successive, gestire le sessioni attive e consentire il ripristino automatico dell'accesso
• Cookie: cookie tecnici necessari per il funzionamento del servizio e, previo consenso, cookie analitici e di profilazione (vedi Cookie Policy)
• Log di sistema: data e ora degli accessi, operazioni effettuate
• Dati di utilizzo e metriche di interazione: pagine visualizzate, eventi, durata della sessione, tipo di dispositivo e browser, provenienza approssimativa, identificativi online pseudonimi, raccolti previo consenso tramite Google Analytics e strumenti di misurazione delle campagne pubblicitarie

2.3. Dati non trattati

La piattaforma Fatte non raccoglie né memorizza dati relativi a carte di pagamento o altri strumenti di pagamento, che sono gestiti esclusivamente dal fornitore di servizi di pagamento.

3.1. Finalità contrattuali (art. 6, par. 1, lett. b GDPR)

Per i dati degli utenti della piattaforma:

• Erogazione del servizio di fatturazione elettronica
• Gestione dell'account utente e autenticazione
• Gestione dei pagamenti e della fatturazione del servizio

Per i dati di terze parti inseriti dagli utenti:

• Elaborazione e invio di fatture elettroniche tramite SDI
• Archiviazione e consultazione dei documenti fiscali
• Gestione anagrafica di clienti e fornitori per conto dell'utente
• Tutte le operazioni necessarie per l'erogazione del servizio richiesto dall'utente

3.2. Finalità di legge (art. 6, par. 1, lett. c GDPR)

Le finalità di legge sono:

• Adempimenti fiscali e contabili previsti dalla normativa vigente
• Conservazione ordinaria dei documenti fiscali per gli obblighi di legge
• Comunicazioni alle autorità competenti quando richiesto dalla legge

3.3 Finalità di legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f GDPR)

Le finalità di legittimo interesse sono:

• Sicurezza informatica e prevenzione frodi
• Miglioramento del servizio e risoluzione di problemi tecnici
• Invio di comunicazioni commerciali e promozionali relative al servizio tramite email (con possibilità di disiscrizione automatica)

3.4 Finalità basate sul consenso (art. 6, par. 1, lett. a GDPR)

Le finalità basate sul consenso sono:

• Analisi statistica sull’utilizzo della piattaforma, per misurarne le prestazioni e migliorarne funzionalità e usabilità (Google Analytics, Google Tag Manager)
• Misurazione dell’efficacia delle campagne pubblicitarie (Google)

Il consenso è facoltativo e revocabile in ogni momento tramite “Modifica Preferenze di consenso”, senza pregiudicare la liceità dei trattamenti precedenti.

5.1. Comunicazione a terzi

I dati possono essere comunicati a:

• Acube SpA: per l'invio e ricezione delle fatture tramite SDI (non per conservazione sostitutiva)
• Fornitori di servizi di pagamento: per l'elaborazione dei pagamenti (attualmente Stripe)
• MailUp SpA: per l'invio di comunicazioni commerciali e promozionali via email
• Google Ireland Limited / Google LLC: per l’analisi statistica dell’utilizzo della piattaforma (Google Analytics, Google Tag Manager), in qualità di responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR
• Amazon Web Services (AWS): per l'archiviazione delle immagini del profilo utente
• Agenzia delle Entrate: per gli adempimenti fiscali previsti dalla legge
• Autorità competenti: quando richiesto dalla legge o per accertamenti fiscali
• Professionisti e consulenti: per assistenza legale, fiscale o tecnica (solo se necessario)

Tutti i fornitori di servizi sono selezionati per garantire adeguate misure di protezione dei dati e conformità al GDPR.

5.2. Diffusione

I dati personali non sono oggetto di diffusione pubblica (cioè non vengono resi accessibili al pubblico indistinto).

6.1. Server principali

I dati sono trattati presso server localizzati in Italia.

6.2. Servizi in ambito UE

Amazon Web Services (AWS) - Regione EU-West-3

• Finalità: Archiviazione esclusiva delle immagini del profilo utente
• Ubicazione: Unione Europea
• Conformità: Servizio conforme al GDPR, nessun trasferimento extra-UE
• Sicurezza: Controlli di accesso e misure di protezione standard AWS

6.3. Trasferimenti verso paesi extra-UE

Altri fornitori di servizi (es. Stripe per pagamenti, MailUp per email marketing, Google per analisi statistica) potrebbero effettuare trasferimenti verso paesi extra-UE secondo le rispettive privacy policy, garantendo adeguati livelli di protezione tramite:

• Decisioni di adeguatezza della Commissione Europea
• Clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea
• Altri strumenti giuridici conformi al GDPR
• Google LLC aderisce all’EU-US Data Privacy Framework

8.1. Principi generali

I dati personali sono conservati per il tempo necessario al raggiungimento delle finalità per cui sono raccolti, nel rispetto degli obblighi di legge.

8.2. Periodi specifici di conservazione

• Dati fiscali e contabili: 10 anni dalla cessazione del rapporto (obbligo di legge - D.P.R. 600/73)
• Dati contrattuali: 10 anni dalla cessazione del contratto (Codice Civile)
• Dati di pagamento: 10 anni per finalità fiscali
• Dati di navigazione e log: 24 mesi per finalità di sicurezza
• Dati di analisi statistica (Google Analytics): dati di dettaglio dei singoli eventi, 2 mesi dalla raccolta; identificativi pseudonimi degli utenti e dati ad essi associati, 14 mesi dall’ultima attività dell’utente. Sono conservati più a lungo solo report statistici aggregati, che non consentono di identificare i singoli utenti.
• Dati di misurazione pubblicitaria (cookie _gcl_au): 90 giorni (durata dei cookie)
• Dati di sessione e dispositivo:
  • Sessioni web (UserSession): cancellate automaticamente dopo 30 giorni di inattività del dispositivo
  • Accesso automatico (RememberMe): cancellato automaticamente alla scadenza (30 giorni dall'ultimo utilizzo)
  • Notifiche push mobile (Device Token): cancellato automaticamente 30 giorni dopo il primo fallimento di consegna
• Altri dati personali: 10 anni dalla disabilitazione dell'account per finalità di sicurezza e tutela legale

8.3. Disabilitazione account vs. cancellazione dati

La disabilitazione dell'account comporta:

• Cessazione immediata dell'accesso ai servizi
• Conservazione dei dati per 10 anni dalla disabilitazione per:
  • Adempimenti fiscali e contabili obbligatori per legge
  • Finalità di sicurezza e prevenzione frodi
  • Tutela di diritti in sede giudiziaria
• Cancellazione automatica dopo 10 anni dalla disabilitazione

8.4. Crediti acquistati

I crediti per l'utilizzo del servizio hanno validità di 12 mesi dalla data di acquisto e non sono rimborsabili.

9.1. Modalità di esercizio dei diritti

Limitazioni sui diritti di cancellazione:

• Accesso: L'iscrizione alla piattaforma avviene in autonomia da parte dell'utente
• Cancellazione: Il servizio prevede solo la disabilitazione dell'account, non la cancellazione fisica dei dati
• Motivi della conservazione: I dati rimangono nel database per adempimenti fiscali obbligatori e finalità di sicurezza

Per esercitare i diritti disponibili, l'interessato può inviare richiesta via:

• Email: info@fatte.it
• PEC: gecsoftware@gigapec.it (richiesta specifica per disabilitazione account)
• Raccomandata A/R: presso la sede legale

9.2. Limitazioni tecniche specifiche

Il token per le notifiche push dell'app mobile non è attualmente associato all'account utente. Il token viene cancellato automaticamente dal sistema quando risulta non più valido (es. disinstallazione dell'app, mancato recapito segnalato da Firebase, con cancellazione definitiva 30 giorni dopo la prima segnalazione di mancato recapito). In caso di richiesta di cancellazione anticipata, l'utente può disattivare le notifiche o disinstallare l'applicazione, il che comporta l'invalidazione del token lato Firebase e la sua conseguente rimozione secondo i tempi sopra indicati.

12.1. Normativa applicabile

• Minori sotto i 16 anni: È richiesto il consenso esplicito del genitore/tutore (art. 8 GDPR)
• Minori 16-18 anni: Possono registrarsi autonomamente ma si raccomanda supervisione adulta
• Violazione: La registrazione di minori senza consenso costituisce violazione del GDPR

12.2. Responsabilità e rischi

I genitori/tutori sono completamente responsabili per:

• Verificare che i minori non si registrino senza autorizzazione
• Supervisionare l'utilizzo della piattaforma da parte di minori
• Richiedere immediatamente la disabilitazione di account non autorizzati

GEC SOFTWARE SRL declina ogni responsabilità per:

• Registrazioni di minori avvenute senza controllo parentale
• Utilizzo improprio da parte di utenti minorenni
• Danni derivanti dall'accesso non supervisionato di minori

12.3. Procedura per account di minori

Se un genitore/tutore scopre che un minore si è registrato senza autorizzazione:

1. Contattare immediatamente: info@fatte.it o gecsoftware@gigapec.it
2. Fornire prova della propria autorità genitoriale
3. Richiedere la disabilitazione immediata dell'account
4. I dati saranno conservati secondo i termini di legge (10 anni)

12.4. Raccomandazioni per i genitori

• Controllare periodicamente l'utilizzo internet dei figli
• Bloccare l'accesso a servizi di fatturazione se non necessario
• Educare i minori sui rischi della registrazione su piattaforme professionali

13.1. Informazioni importanti

La piattaforma Fatte è destinata prevalentemente a professionisti e imprese per la gestione della fatturazione elettronica. L'utilizzo comporta il trattamento di dati commerciali e fiscali che richiedono particolare attenzione alla conformità normativa.

13.2. Responsabilità degli utenti

Gli utenti della piattaforma sono tenuti a:

• Utilizzare il servizio nel rispetto delle normative fiscali vigenti
• Non inserire dati falsi o non veritieri
• Rispettare i diritti delle terze parti i cui dati vengono inseriti
• Mantenere aggiornati i propri dati di contatto

14.1. Definizione

Quando l'utente inserisce nella piattaforma dati personali di terze parti (clienti, fornitori, etc.), si configura il seguente rapporto:

• L'utente è il Titolare del trattamento per questi dati
• GEC SOFTWARE è il Responsabile del trattamento per conto dell'utente

14.3. Obblighi di GEC SOFTWARE (Responsabile)

GEC SOFTWARE, in qualità di Responsabile, si impegna a:

• Trattare i dati solo su istruzione dell'utente e per le finalità del servizio
• Adottare misure di sicurezza appropriate
• Assistere l'utente nell'adempimento degli obblighi verso gli interessati
• Notificare eventuali violazioni di dati (data breach)
• Non utilizzare i dati per finalità proprie
• Cancellare o restituire i dati al termine del servizio (salvo obblighi di legge)

14.4. Limitazioni e responsabilità

• GEC SOFTWARE non verifica la liceità del trattamento da parte dell'utente
• L'utente è l'unico responsabile verso le terze parti i cui dati inserisce
• Le richieste di diritti GDPR delle terze parti devono essere indirizzate all'utente
• GEC SOFTWARE può collaborare su richiesta dell'utente per l'adempimento degli obblighi

14.5. Comunicazione dati di terze parti

I dati di terze parti possono essere comunicati esclusivamente per:

• Invio di fatture elettroniche tramite SDI (Acube SpA)
• Adempimenti fiscali richiesti dalle autorità competenti
• Altre finalità strettamente necessarie al servizio e autorizzate dall'utente

I dati di terze parti inseriti dall’utente (clienti/fornitori) non vengono trasmessi a strumenti di analisi statistica o di misurazione pubblicitaria.